Da quando decorrono i dieci anni di disponibilità del fascicolo tecnico

Alla chiusura di una fornitura il fascicolo tecnico entra in archivio, e con lui la data da cui si contano i dieci anni di disponibilità per le autorità. Le date candidate sono più d’una: l’emissione della dichiarazione di conformità, il verbale di collaudo firmato presso il cliente, la consegna. La domanda è quale faccia decorrere il termine. Non è quella della dichiarazione.

Il conteggio si aggancia al prodotto, non al documento

La Direttiva 2006/42/CE, all’Allegato VII, parte A, punto 2, lega il termine alla fabbricazione:

[…] per almeno 10 anni a decorrere dalla data di fabbricazione della macchina o dell’ultima unità prodotta nel caso di fabbricazione in serie.

Il Regolamento (UE) 2023/1230, applicabile dal 20 gennaio 2027, sposta il riferimento. Il fabbricante mantiene la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per almeno dieci anni dalla data di immissione sul mercato o dalla messa in servizio. Il Regolamento definisce entrambe: l’immissione sul mercato è la prima messa a disposizione del prodotto sul mercato dell’Unione, la messa in servizio è il primo utilizzo conforme alla destinazione nell’Unione.

In nessuno dei due testi il conteggio parte dalla data della dichiarazione. Anche il verbale di collaudo resta fuori: è un atto fra le parti. Quando la messa in conformità si completa presso il cliente, la dichiarazione si emette alla conclusione di quel processo.

Che cosa comporta sull’archivio

La Direttiva, per la fabbricazione in serie, aggancia il termine all’ultima unità prodotta, quindi il conteggio è unico per tutta la serie. Il Regolamento nomina il singolo prodotto immesso sul mercato o messo in servizio, e non riprende il criterio dell’ultima unità.

La conseguenza è sull’archivio più che sul calendario: dieci anni dopo, la domanda che arriva riguarda quella macchina, e la risposta deve dire quale versione del fascicolo l’accompagnava e a quale data. È il motivo per cui la data va registrata sull’esemplare insieme alla revisione, invece di essere ricostruita a posteriori. Sulla sequenza delle versioni, vedi come si governano le revisioni del fascicolo in Come funziona.

Su ogni esemplare consegnato, quattro dati rendono verificabile la decorrenza:

• la data di immissione sul mercato o di messa in servizio, con il documento da cui è ricavata;
• la distinzione esplicita dalla data della dichiarazione e dal collaudo;
• la revisione del fascicolo in vigore a quella data, associata alla matricola;
• il momento in cui si è conclusa la messa in conformità, quando il montaggio termina dal cliente.

Dove la data incontra l’archivio delle revisioni

In Sfera ogni revisione chiusa resta congelata in archivio e associabile alla matricola. La conservazione resta un obbligo del costruttore, non un esito del sistema.