I tre documenti da chiedere a un fornitore di parte terza

Su una macchina assemblata il confine della responsabilità non coincide con il confine di quello che si è costruito, e il modo più rapido per vederlo è seguire una linea vera.

Prendiamo una linea di confezionamento: rulliera in ingresso, marcatore laser, robot di prelievo, gruppo colla a caldo, centralina idraulica con il suo serbatoio di accumulo. Quasi nessuno di questi gruppi è di fabbricazione propria, e per ognuno il fornitore ha già svolto un’analisi che non va rifatta. Quello che resta da fare è acquisirne l’esito, mentre il componente è ancora ispezionabile. La linea resta l’esempio per tutto l’articolo: quello che vale per la sua rulliera vale per qualunque componente acquistato.

In sintesi

• Di ogni fornitura di parte terza servono tre cose: la dichiarazione di conformità, il manuale, la foto della targa di identificazione.
• La terza è quella che viene raccolta meno spesso delle tre, ed è quella che serve quando il componente non è più ispezionabile.
• Il componente marcato porta con sé la propria analisi, non l’integrazione nella macchina che lo riceve, che resta interamente in capo al costruttore.

I tre documenti

La dichiarazione di conformità stabilisce cosa il fornitore ha dichiarato e in base a quale direttiva. È il documento che chiude il componente come oggetto a sé.

Il manuale non serve come allegato da archiviare, serve come fonte da leggere. È da lì che si estrae quello che entra nell’analisi.

La foto della targa di identificazione è la meno raccolta delle tre. Va fatta perché la targa, un anno dopo, spesso non si legge più: verniciata, corrosa, coperta, o semplicemente non più raggiungibile perché il componente è stato installato dentro un carter. Se in futuro serve una verifica, una richiesta di ricambio o un documento da recuperare presso il fornitore, il primo dato richiesto è la matricola stampata su quella targa.

Cosa si estrae dal manuale del fornitore

Del manuale interessano quattro voci, che vanno riportate sull’elemento dell’analisi corrispondente a quel componente:

• i limiti d’uso, cioè le condizioni entro cui il fornitore garantisce il comportamento dichiarato;
• le condizioni di installazione, che diventano vincoli di progetto nel momento in cui il componente viene integrato;
• i rischi residui dichiarati, che il fornitore non ha eliminato e che restano quindi attivi nella macchina che lo incorpora;
• le manutenzioni previste, che confluiscono nelle istruzioni per l’uso e nell’analisi delle fasi di vita.

Il limite d’uso è la voce meno prevedibile, perché non sempre coincide con il parametro che ci si aspetta di trovare dichiarato. Un esempio tipico è quello di una pompa destinata a un ambiente fra 0 e 40 °C, acquistata verificando proprio quel dato, e su quel dato la scelta è corretta. Leggendo i limiti d’uso, però, può emergere che il surriscaldamento non dipende dalla temperatura ambiente ma dal ciclo di lavoro: il costruttore ammette 8 accensioni all’ora, mentre il progetto ne prevedeva 15. Il parametro che vincola l’impiego non è quello su cui si era deciso l’acquisto, e sulla stessa pompa possono aggiungersi la temperatura del fluido processato e il funzionamento con mandata o aspirazione chiusa.

Sono tutti parametri che vanno raccolti e riportati nell’analisi, perché la verifica fatta in fase d’acquisto sul parametro atteso non sostituisce la lettura dei limiti dichiarati. Quando un limite d’uso è più stretto delle condizioni di impiego previste, la conseguenza non resta sul componente: diventa un vincolo di progetto, e da lì un’istruzione per l’uso o una scelta di dimensionamento diversa.

Cosa resta in capo al costruttore anche se il componente è marcato

Il fornitore ha analizzato il proprio prodotto nelle condizioni d’uso che ha previsto lui. Non ha analizzato la posizione in cui è stato installato, l’interfaccia con il gruppo che lo precede, l’accessibilità lasciata per la manutenzione, né i rischi che nascono dalla combinazione con gli altri componenti.

In pratica, sull’elemento che rappresenta il componente acquistato non si rifà l’analisi già svolta dal fornitore, ma si registrano i rischi dell’integrazione e i rischi residui che il fornitore ha dichiarato. Non è né rifare tutto né non fare niente, ed è questa distinzione che il fascicolo deve rendere leggibile.

Quanto materiale raccogliere dipende dalla direttiva applicabile

Il criterio non è uniforme. Per un componente in campo ATEX conviene raccogliere tutto, certificati e manuali dei componenti compresi, perché la ricostruzione a posteriori è onerosa e le verifiche periodiche la richiedono. Per una fornitura che rientra nel perimetro della Direttiva Macchine il criterio è più selettivo: si allega quello che serve a dare evidenza dell’analisi dei rischi, non l’intero archivio commerciale del fornitore.

Perché la raccolta non si rimanda

Un caso reale, da una verifica che abbiamo seguito. Un accumulatore di una centralina idraulica, per cui serviva il certificato di conformità PED. Il venditore, contattato, chiede la matricola. Si va in officina a fotografare la targa, e si scopre che il fabbricante ha verniciato l’accumulatore dopo averlo marcato: metà dei numeri e delle lettere non si legge. Da lì partono giornate di mail, foto, ingrandimenti e tentativi di lettura per ricostruire un dato che al momento della consegna era stampato in chiaro su una piastrina.

La ricostruzione è stata possibile per una ragione sola: la macchina era ancora in officina. A installazione avvenuta, e a maggior ragione all’estero, la stessa verifica richiede settimane e una trasferta.

Lo stesso vale per l’imballo. La documentazione di una fornitura arriva quasi sempre insieme al componente, e viene smaltita con l’imballo prima che qualcuno la cerchi. Estrarla e archiviarla alla ricezione è un’operazione di pochi minuti.

Come si tiene insieme in Sfera

Ogni nodo di layout può essere dichiarato interno o di parte terza, e i documenti si collegano al nodo, non a un archivio a parte: dichiarazione, manuale e foto della targa restano attaccati al componente che descrivono, e da lì entrano nel fascicolo generato. Quello che manca resta segnalato sul nodo a cui si riferisce, quindi la lacuna è visibile fino a quando non viene chiusa, invece di sparire in una cartella.

Checklist: alla ricezione di ogni fornitura di parte terza

• Chiedi i tre documenti in fase d’ordine, invece di rincorrerli alla consegna.
• Fotografa la targa di identificazione, leggibile, prima che il componente venga installato o verniciato.
• Estrai dichiarazione e manuale dall’imballo prima che venga smaltito, e verifica che la dichiarazione corrisponda al componente ricevuto, matricola e modello, non solo alla famiglia di prodotto.
• Riporta sull’elemento dell’analisi corrispondente le quattro voci del manuale, e collega lì i documenti, non a una cartella generica di progetto.
• Se manca qualcosa, registra la lacuna in modo esplicito invece di rimandare: l’analisi prosegue, il punto resta visibile.
• Prima della spedizione, verifica che ogni componente di parte terza abbia i suoi tre documenti.